📅 Haz que tu calendario trabaje para ti
🧠 Aprende a usar el time-blocking con Google Calendar para liberar tu mente y recuperar el control de tu día.
“La mayoría de nosotros dedica demasiado tiempo a lo urgente y no suficiente tiempo a lo importante”
Stephen Covey
Sentir que el tiempo no es suficiente para completar todo lo que planificamos en el día, es normal; más aún para quienes trabajamos en varios proyectos en simultáneo. Las reuniones y compromisos, sumadas a las tareas propias de cada actividad dentro de un proyecto, pueden ser abrumadoras; más aún si no contamos con algún sistema para gestionar nuestras responsabilidades y sus prioridades (gestión del tiempo, como se dice habitualmente).
Dentro de nuestro calendario tenemos algunas actividades que son inamovibles, como las reuniones de trabajo, las citas médicas, las visitas a lugares de interés con nuestros hijos (para quienes son padres), los momentos para alimentarnos o hacer deporte, etc. Esos momentos tienen una hora de inicio y de finalización determinadas; es decir, son: EVENTOS.
Sin embargo, no es lo único que hacemos en el día; también debemos realizar llamadas, revisar correos, supervisar avances, revisar los apuntes de las reuniones, redactar documentos o informes, planificar, leer, estudiar, etc. Estas actividades no necesariamente tienen que realizarse en un momento específico del día, pero tenemos que cumplir con ellas. A este tipo de actividades se les conoce como: TAREAS.
Todos los días, tenemos EVENTOS y TAREAS como parte de nuestra rutina; el problema es que, muchas veces, el no tener claridad sobre qué hacer y en qué momento, complica nuestra labor diaria y es lo que genera esa sensación de falta de tiempo. Evidentemente, lo impredecible de las TAREAS es lo que más estrés nos causa; peor aún si no sabemos cuándo hacerlas, o cuál hacer primero.
Hoy nos centraremos en el tiempo que deberíamos reservar para realizar nuestras tareas, usando la técnica o estrategia del TIME-BLOCKING. Para ello, usaremos como herramienta digital la aplicación Google Calendar o Calendario de Google; por ser gratuita y una de las usadas. Sin embargo, la estrategia es aplicable en cualquier aplicación de calendario: Outlook, Fantastical, Notion Calendar, etc.
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TIME-BLOCKING
Empezaremos con un calendario en blanco. Primero, coloca en el calendario las actividades relacionadas a tus necesidades básicas y compromisos personales:
Desayuno
Almuerzo
Cena
Deporte
Vacaciones
Citas médicas
Visitas a lugares de interés con la familia
Traslados [Opcional]
Recuerda que algunas de estas actividades se repiten todas las semanas, por lo tanto, no olvides configurar esa característica al registrar cada actividad.
Otro detalle es que Google Calendar permite colocar un color distinto a cada evento creado, lo que ayuda aún más a poder diferenciar las actividades por tipo. En la imagen anterior, el desayuno, el almuerzo y la cena aparecen de color celeste, pero la hora reservada para salir a correr, aparece de color anaranjado.
Lo siguiente es colocar las reuniones y actividades recurrentes laborales:
Reuniones con colaboradores
Visitas o controles de proyectos
Reuniones semanales de equipo
Planificación semanal del proyecto
Luego debemos bloquear, o reservar, tiempo para la planificación del día:
30 minutos por las mañanas
1h los viernes al cerrar el día (balance de la semana y revisar compromisos de la próxima semana)
El “último paso” es reservar tiempo para reuniones futuras con personas con las que tratas en el día a día; por ejemplo, cuando reserva tiempo para reuniones con clientes o proveedores.
Felizmente, el Calendario de Google tiene una función que permite crear un calendario de citas, tal que si le damos un enlace a las personas que buscan reunirse con nosotros, con un solo clic pueden reservar una reunión que se aloja en ambos calendarios en simultáneo, sin necesidad de coordinar mediante el envío de numerosos correos (Haré una publicación independiente al respecto, pronto).
En la imagen, se puede observar que hemos usado la función CONFIGURAR CITAS de Google Calendar, para reservar los viernes de 11am a 1pm, como disponibles para reuniones con clientes.
CONSEJOS FINALES:
Tus actividades personales son más importantes, van primero.
Este horario no es rígido, es una guía que se puede ajustar. Será más preciso mientras más lo uses y adaptes.
Deja que el horario respire, deja huecos, para replanificar, descansar, hacer microtareas o gestionar imprevistos.
El tiempo de planificación de las mañanas y los viernes es valioso, no lo subestimes. Allí podrías decidir qué tareas realizar en el día, e incluso generar bloques específicos para ellas.
Es bueno añadir los calendarios festivos para tenerlos presentes.
Es bueno colocar recordatorios para algunos bloques, sobre todo aquellos que están comprometidos con otras personas.
Un calendario bien organizado permite gestionar correctamente la vida personal y la laboral.
¿Utilizas una estrategia similar al time-blocking en tu calendario? ¿Qué crees que podrías mejorar en la gestión de tu tiempo? Déjame tus comentarios.
🧭 ¿Te gustaría llevar estas ideas a tu equipo o aplicarlas en tus propio proyectos?
Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.
📬 Puedes escribirme directamente a: alberto@edtechlatam.org
Estaré encantado de conversar contigo.
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