🎯🧩 El día no se llena de tareas, se diseña
Tres claves para transformar tu enfoque diario y lograr resultados con intención.
“Lo que se mide, mejora. Lo que se planea, se logra.”
Peter Drucker
Contar con el sistema perfecto para organizar actividades y tareas nos parece una utopía; vamos saltando de sistema en sistema, de aplicación en aplicación, tratando de conseguir lo que parece inalcanzable; esa forma de organización perfecta, la "receta secreta" de la productividad o la eficiencia.
Los que llevamos algunos años ya, en la búsqueda del "Santo Grial" de la productividad, nos hemos dado cuenta que no existe; que no hay sistema perfecto que funcione para todos; pero, también nos hemos dado cuenta que podemos mejorar nuestro sistema de productividad personal añadiendo componentes provenientes de otras propuestas, adaptándolas a nuestra forma de trabajo, habilidades y personalidad.
En un artículo previo de Foco Productivo, “Haz que tu calendario trabaje para ti”, les comenté sobre esta fantástica técnica para organizar mejor el tiempo, reducir las distracciones y ser más eficientes; hoy les propongo ir un paso más allá, en la organización del tiempo, con 3 consejos sencillos, pero muy potentes:
1. EMPIEZA LA SEMANA CON BLOQUES, NO CON TAREAS
Puede parecer una locura, pues lo que solemos hacer al iniciar la semana es revisar todas las tareas que tenemos y tratamos de asignarlas de forma equitativa a lo largo de la misma. El problema de esa forma de trabajo es que no sabemos cuánto tiempo deberíamos dedicar a cada actividad; así que aquí, el time-blocking cobra aún más sentido.
Luego de agendar los bloques de tiempo que hemos reservado para nosotros (como alimentarnos, hacer deporte o ir al dentista), debemos agendar las reuniones con nuestro equipo y con clientes; y el tiempo restante debe ser para las tareas. Lo que toca hacer en este momento es estimar cuánto tiempo deberíamos dedicar a cada tarea, según las prioridades que hayamos establecido (más adelante publicaré algunos artículos sobre estrategias de priorización); así será más sencillo enfocarnos en una sola tarea a la vez poniendo todo nuestro esfuerzo y concentración en un periodo de tiempo definido. Veamos un ejemplo gráfico:
En la imagen, podemos ver cómo, además de nuestras actividades cotidianas, podemos separar bloques de tiempo para los proyectos en los que estemos inmersos. Cada proyecto tiene un nivel de importancia que debería verse reflejado mediante el tiempo que le asignamos.
OBS: Si deseas profundizar algo más en esta técnica, te recomiendo leer el artículo “Haz que tu calendario trabaje para ti”.
2. ELABORA TU LISTA DE TAREAS
Ahora sí, es momento de elaborar las listas de tareas que forman parte de cada proyecto. Estas listas suelen ser dinámicas, pues siempre pueden aparecer tareas nuevas, aunque debemos ser cuidadosos de no desviarnos demasiado del objetivo (más adelante publicaré un artículo sobre scope creep, o "corrupción del alcance", un error que cometemos con frecuencia al salirnos de los márgenes del alcance de los proyectos, y distraernos en ideas nuevas que no suman al proyecto en curso).
Tenemos 4 pasos a seguir aquí:
Hacer la lista de tareas de cada proyecto o actividad
Priorizar las tareas dentro de cada proyecto
Estimar el tiempo que demandará cada tarea
Asignar las tareas a los bloques de tiempo que hemos reservado
Si dentro de tus actividades, sueles tener muchas tareas que no forman parte de proyectos específicos, podrías reservar un bloque de tiempo para dicho tipo de tareas, también; así las podrás atender en un mismo momento.
Esta forma de trabajo, permitirá estar enfocados en las tareas de un mismo proyecto, durante un periodo de tiempo definido.
3. NO MIDAS LA CANTIDAD, MIDE LA CALIDAD
La mayoría de aplicaciones que nos ayudan a "medir" nuestro nivel de productividad están enfocadas en la cantidad de tareas que realizamos diariamente. Personalmente, uso Todoist; pero, a pesar de ser una aplicación muy buena para registrar tareas, su registro de “productividad” o “logros” (Todoist Karma) está enfocado en la cantidad de tareas que completamos y no en el esfuerzo realizado; lo que puede ser desmotivador para muchos, o puede llevarnos a la falsa idea de ser productivos por completar muchas tareas "pequeñas" o poco importantes.
Una forma de medir la productividad, de manera más efectiva, es asignar un valor a cada tarea, según su nivel de importancia y/o complejidad. Podemos crear una escala del 1 al 5, según los criterios que desees o necesites, objetivos o subjetivos, y con ello hacer mediciones al final del día, y anotarlas en una hoja de cálculo. Luego, con esa información es posible hacer gráficas comparativas o de tendencia que nos permitan medir nuestra productividad de forma mucho más efectiva. Es más, este sistema puede incluso trasladarse al ámbito laboral, al trabajo en equipo; y así no juzgaríamos el trabajo de los demás por la cantidad, sino por la calidad y trascendencia.
La tarea de registrar y hacer gráficos, es tediosa solo la primera vez; luego podremos darnos cuenta de su enorme utilidad al identificar tendencias y detectar oportunidades de mejora.
Trabajar así, hará que tus días tengan más dirección. No siempre se logra, claro. Hay semanas en las que el plan se puede caer, los bloques se desbordarán y terminarás apagando fuegos igual.
Pero cuando vuelvas a este enfoque, recuperarás algo importante: claridad.
No se trata de tener días perfectos, sino de tener un marco que te recuerde lo que realmente importa.
Porque si no lo defines tú, lo urgente terminará definiéndolo por ti.
¿Y tú?
¿Diseñas tu día o lo dejas al azar?
Si algo de esto resuena contigo, o si tienes otra forma de organizarte, me encantaría leerte en los comentarios.
🧭 ¿Te gustaría llevar estas ideas a tu equipo o aplicarlas en tus propios proyectos?
Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.
📬 Puedes escribirme directamente a: alberto@edtechlatam.org
Estaré encantado de conversar contigo.
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