🧠 Crea tu Segundo Cerebro - parte 3 (el método PARA)
Organiza tu información sin complicarte (y sin cambiar de app).
“The value of notes is not in their quantity, but in how easily you can retrieve and apply them.”
Tiago Forte
¿Qué me motivó a escribir este artículo? Que el método PARA, de Tiago Forte, tema central de este artículo, ha significado un gran cambio en mi forma de trabajo. Ahora me resulta mucho más fácil encontrar lo que busco en línea, gestionar proyectos, almacenar información importante de manera ordenada, archivar todo aquello que dejó de ser importante para mi, y reutilizar en nuevos proyectos productos del pasado.
¿Suena muy bien, no? La verdad es que el método es tan útil como suena; además de ser muy fácil de aplicar. El único requisito es que tu información esté en formato digital.
Ahora, un gran beneficio del método PARA, es que se ajusta a las herramientas digitales que emplees; es decir, no es necesaria una aplicación, o ecosistema digital, específico. Puedes usar Google, Microsoft, Apple, o ninguno de los 3, y el método seguirá siendo útil para ti. Entonces, se trata de un sistema, de conceptos que te permiten estructurar tu vida digital de manera ordenada, para ser más productivo y eficaz.
El método PARA, entonces, no depende de una aplicación o ecosistema digital: es un sistema; y esa es su ventaja principal, pues es posible pasar de un ecosistema digital a otro, sin sentir que todo se pierde o desordena.
Ahora, usar este método para organizar la información requiere de ser capaz de soltar, de comprender que la información en formato digital no se tiene que organizar siempre como si estuviera impresa. Quizás este es el mayor reto para las generaciones mayores. Lo que entendemos por orden, en el mundo digital (colocar un sinnúmero de carpetas con innumerables jerarquías), en muchas ocasiones, no es más que tratar de trasladar las estructuras del mundo físico al digital (edificio, sala, mueble, cajón, archivador, fólder, documento, información). Hoy en día, con una búsqueda simple podemos acceder a un documento sin importar dónde esté; lo que resta relevancia a crear un sistema inacabable de carpetas. Ahora, con la inteligencia artificial, estas búsquedas son aún más sencillas, porque incluso podemos encontrar información solo describiendo el contexto.
En fin, no deseo abrumarte, pero sí mencionar que en un mundo en el que tenemos acceso a cantidades enormes de información, carece de sentido tratar de guardarla como si de una sala de archivos se tratase: el mundo digital tiene otras reglas (o al menos nos ofrece nuevas posibilidades).
Regresando, el método PARA cambió mi forma de trabajo de forma drástica, y debo decir que para bien. La información la tengo a mano siempre y no descuido ningún proyecto.
Para entender mejor de qué se trata, veamos qué significa el acrónimo PARA:
PROYECTOS:
Aquello en lo que trabajas ahora mismo, que tiene una fecha de inicio y final, en el corto plazo; con un objetivo en mente. Pude ser personal o laboral.
Ejemplos:
Cerrar una venta con un cliente
Terminar un curso de idiomas
Escribir un artículo para tu blog
Comprar una computadora
Renovar tu sala
Planificar tus próximas vacaciones
ÁREAS:
También conocidas como áreas de responsabilidad, son aquellas partes de tu vida que requieren atención, aunque no tienen una fecha de caducidad; están siempre presentes, y algunas podrían detonar un nuevo proyecto.
Ejemplos:
Tu relación de pareja
La relación con tus padres o hijos
Tus finanzas personales
Todo lo relacionado al deporte que practicas
Información relacionada a tu área de expertiz
RECURSOS:
Son aquellos tópicos que te interesan aunque no son vitales, y es poco probable que detonen proyectos. En mi caso, recientemente tengo una afición por el café; no es indispensable saber sobre café para vivir, pero me gusta saber cómo preparar distintos tipos de café con una prensa francesa. Entonces, cuando alguien me da un consejo, encuentro un vídeo o un artículo sobre café, que me llama la atención, inmediatamente lo guardo en mis recursos.
Ejemplos:
Café
Jardinería
Arquitectura moderna
Productividad personal
Hábitos saludables
Fotografía
Citas de libros
Podcasting
ARCHIVO:
En esta sección debes colocar todo aquello que ya no es útil actualmente. Debido a que archivar no es lo mismo que borrar; aquí irán tus proyectos completados, las áreas que ya no consideras importantes para ti, al igual que los recursos que decides desechar.
Según el mismo Tiago Forte, creador del método PARA, tus carpetas podrían lucir así:
Ahora, implementar el método PARA pasa por seguir un flujo que menciono en 2 artículos previos:
Resulta indispensable leerlos para lograr efectivamente crear un “segundo cerebro”, que es esta estrategia genial para tener todo donde necesitamos que esté y disponible cuando lo necesitemos.
Sin embargo, si debo simplificar de alguna manera la estrategia propuesta en estos 3 artículos, seguiría estos pasos:
PASO 1: CREAR 5 CARPETAS
Crea 5 carpetas (INBOX, PROYECTOS, ÁREAS, RECURSOS y ARCHIVO) en los lugares que usas para guardar información.
Les mostraré mi caso: yo uso Google Drive y Evernote, para guardar todo aquello con lo que trabajo o me topo por allí. Ambos lucen así:
PASO 2: GUARDAR TODO EN INBOX
Como su nombre lo dice, allí va todo lo que llega a ti de una u otra forma: artículos interesantes, podcasts, vídeos, documentos, agendas de reuniones, archivos de audio, imágenes, todo. Es el paso obligado de toda la información antes de ser ordenada.
En mi caso, ese es el motivo por el que uso Evernote, porque tiene una extensión llamada Web Clipper, que permite guardar lo que sea que te encuentres con un clic. Para mi, Drive es más para aquello que llega por correo, por ejemplo. En fin, si usas otras aplicaciones de notas como Notion, Apple Notes, OneNote, Obsidian, etc.; puedes hacer exactamente lo mismo.
PASO 3: ORGANIZAR LA INFORMACIÓN
La carpeta INBOX es temporal, en consecuencia debes dedicar algún momento del día para procesar la información y ordenarla. Seguro, alguna información irá a un PROYECTO específico (como el documento creado en una reunión o el informe que te enviaron), otra a alguna ÁREA (como el regalo ideal para tu pareja o la última actualización de ChatGPT), otra a RECURSOS (receta de un buen frappé o artículo sobre cambio climático).
Claro, es bueno revisar la información con cuidado para que no vaya a “dormir el sueño de los justos”, sino que puedas luego revisarla cuando la necesites: en el tiempo dedicado a un proyecto específico, o cuando decides comprar un regalo a tu pareja por su aniversario, o cuando quieres preparar una carne a la parrilla. Allí estará tu “segundo cerebro” para ayudarte.
¿Suena muy bien, no?
Pues te garantizo que la estrategia es aplicable, requiere de algunos cambios, pero es muy útil. Ahora mismo tengo 17 proyectos en acción y si no fuera por el método PARA, y todo lo que representa la construcción de el “segundo cerebro”, me resultaría muy difícil darles seguimiento.
¡Atrévete a dar el salto y lograr un cambio significativo!
Lo mejor, puedes usar las mismas aplicaciones que usas hoy; porque no se trata de un cambio tecnológico, ni de imponer un método; se trata de un sistema, flexible y fácilmente adaptable a tus necesidades.
🧭 ¿Te gustaría llevar estas ideas a tu equipo o aplicarlas en tu propio proyecto?
Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.
📬 Puedes escribirme directamente a: alberto@edtechlatam.org
Estaré encantado de conversar contigo.
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